En un entorno profesional, lo más probable es que estemos utilizando Outlook como nuestro programa de correo electrónico (o, tal vez, la suite de Google). Casi todos lo tenemos configurado con las opciones por defecto: bandeja de entrada, borradores, elementos enviados, la papelera, la bandeja de salida y  elementos archivados. También es habitual encontrarse con usuarios que tienen una estructura más compleja. Por ejemplo, con una carpeta de proveedores de la que cuelgan otra serie de carpetas con el nombre de cada uno de los suministradores, o con una estructura similar con los clientes.

Para estos casos, voy a proponer utilizar dos características infrautilizadas de Outlook: las reglas y las carpetas de búsqueda. Vamos a suponer que tengamos esa estructura de proveedores, con una carpeta por cada uno de ellos. Podemos crear una regla para que cuando nos llegue un correo desde una dirección determinada nos lo traslade a una carpeta. Eso nos va a despejar bastante la bandeja de entrada. Hacerlo es tan sencillo como ir a la cinta del menú de Outlook, entrar en reglas y seguir las instrucciones para decidir qué queremos hacer con ese correo. Podemos ser todo lo complejos que necesitemos: no solo comprobar de dónde nos llega, sino si tiene alguna palabra en el asunto o el texto; y no solo guardarlo en una carpeta, sino reenviarlo, o eliminarlo (una opción que me resulta especialmente atractiva).

La suite de Google tiene opciones similares, que se llaman filtros. Están un poco más escondidas, en la rueda dentada que da acceso a la configuración, bajo el menú ‘Filtros y direcciones bloqueadas’. En Gmail y sus derivados no existen las carpetas, sino las etiquetas, pero su funcionamiento es muy similar.

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Por supuesto, siempre se corre el riesgo de que se nos olvide leer un correo que no tengamos en la bandeja de entrada. Para eso vienen en nuestra ayuda las carpetas de búsqueda. Una de ellas, que está preconfigurada, nos permite ver todo el correo que tenemos sin leer. De nuevo, podemos ser más complejos, y crear una carpeta de búsqueda que encuentre qué tenemos pendiente de abrir en la carpeta de proveedores.

Los programas de correo electrónico son herramientas muy potentes que utilizamos todos los días. Merece la pena dedicar un tiempo para trastear en sus opciones y descubrir todo lo que nos pueden ofrecer.