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Buena educación y efectividad con el correo electrónico

Productividad personal
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Publicado el 21/08/2021 a las 11:35
Quienes aprendimos algo de correspondencia comercial a finales del siglo pasado en los manuales con los que practicábamos para coger algo de velocidad al escribir a máquina podíamos ver que era un tipo de comunicación absolutamente formal. Desde el “Muy señor mío” hasta el “Le saluda atentamente”, todo estaba ya codificado y el tono era, en principio, versallesco. Con el correo electrónico, las comunicaciones profesionales se han relajado bastante y son bastante más informales. Y, al margen de nuestros modales, hay algunas cuestiones de buena educación que deberíamos aplicar en nuestros mensajes que, además, los harán más efectivos.
Lo primero, hay que ser claros desde el asunto. Personalmente, estoy harto de recibir correos cuyo asunto es simplemente ‘Nota de prensa’, ‘Comunicado’ o ‘Convocatoria’, sin más explicaciones o, lo que es peor, sin asunto y cuyo destino, cada vez en más ocasiones, es la papelera. Pero hay muchos más ejemplos de pésimas líneas de asunto, y es fácil ver cómo recibir un correo que dice simplemente ‘Presupuestos 2022’ o ‘Lista de precios’ es más confuso que leer otro que diga ‘Necesito para el día 12 tus previsiones para los presupuestos de 2022’ o ‘Nueva lista de precios de Recambios López, en vigor desde el 1 de octubre’.
Tampoco es una buena idea utilizar todo mayúsculas en el asunto de un correo. Ya no solo se trata de que las mayúsculas, como sabemos todos, sean una forma de gritar por escrito. Tienen un desagradable efecto práctico: ocupan mucho más espacio, con lo que vamos a transmitir mucha menos información en ese texto.
Ya llevamos un par de años hablando del derecho a la desconexión digital, que no es solo poder desconectar el móvil o el correo de la empresa, sino no tener que estar a la expectativa de recibir un correo del trabajo fuera de nuestro horario. Si no es imprescindible que quien trabaja con nosotros (y a quien le va a caer el marrón, seamos sinceros) se vea en la obligación de ver el correo a las 10 de la noche cuando su jornada de trabajo empieza a las 8, una buena práctica puede ser enviar el correo a las 7 de la mañana.
 ¿Tenemos que estar despiertos a esa hora? No, claro. Una vez más Outlook o Gmail vienen en nuestro auxilio. En Outlook, en el menú Opciones tenemos la posibilidad de ‘retrasar entrega’, que nos abre un cuadro de diálogo en el que podemos marcar qué día y a qué hora queremos que se entregue. En Gmail, en el desplegable que hay en el botón ‘Enviar’ aparece la opción ‘Programar envío’, que también nos permite elegir cuándo lo recibirá el destinatario.
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