Un documento depositado para su destrucción no podrá volver a salir del contenedor ni ser leído, clasificado o seleccionado por su contenido. El Ayuntamiento de Pamplona prepara la contratación de un servicio para destruir de manera confidencial y certificada la documentación generada en sus dependencias.

El sistema contará inicialmente con 40 contenedores distribuidos por oficinas y servicios municipales, desde la propia casa consistorial hasta dependencias de Policía Municipal, Servicios Sociales, Hacienda, el servicio de grúas, el archivo...

Según recoge el pliego, estos recipientes estarán diseñados para permitir la introducción de documentos, pero impedir que puedan recuperarse manualmente una vez dentro. Además, cada contenedor estará identificado mediante un número o código que permita garantizar la trazabilidad durante todo el proceso.

El contrato plantea un coste de 9.100 euros y el equipo de gobierno estima unas 130 retiradas al año, aunque esta cifra se utiliza únicamente como referencia para la valoración económica del servicio y no implica que tenga que alcanzarse ese número. En cualquier caso, se garantiza al menos un vaciado anual de cada envase.

A partir de la retirada comienza una de las partes más delicadas del proceso. La empresa adjudicataria deberá garantizar la custodia y el transporte seguro de los documentos hasta su destrucción definitiva.

Durante ese recorrido, la documentación no podrá abrirse, examinarse, clasificarse, separarse o seleccionarse en función de su contenido, salvo autorización expresa del Ayuntamiento.

Pero no bastará con triturar los documentos. La adjudicataria deberá acreditar su eliminación mediante un certificado de destrucción en el que figuren, entre otros datos, el contenedor de procedencia, el momento y la forma en que fueron destruidos y las posibles incidencias registradas durante el proceso.

“El servicio afecta a documentación que puede contener datos personales, información administrativa reservada o información sometida al deber de secreto”, cita el consistorio.

Por este motivo, el pliego establece que todos los documentos deberán tratarse como confidenciales, independientemente de su apariencia, estado o antigüedad. De esta manera, el recorrido de los documentos municipales que deban eliminarse estará controlado en todo momento.