La Dirección General de Cultura ofrece asesoramiento directo a las entidades locales de Navarra para la generación y gestión eficiente de los documentos y expedientes electrónicos producidos por éstas y su conservación en un archivo digital seguro.

De acuerdo con la ley de procedimiento administrativo de 2015, las entidades locales tienen la obligación legal de tener implantada esta herramienta en octubre de 2018, ha recordado el Gobierno foral en una nota.

Cultura incide en los requisitos legales precisos para una correcta gestión y conservación de documentos y expedientes electrónicos, y por ello, ha publicado unos requisitos que ayuden a las entidades a identificar con claridad las características de las aplicaciones informáticas de administración electrónica.

Se trata de que quede asegurada, desde el inicio de la tramitación administrativa, la conservación a largo plazo de su patrimonio documental.

Estos requisitos incluyen una tabla que permite contrastar el cumplimiento de las herramientas informáticas con las prescripciones legales, al objeto de que las entidades vean facilitada su labor en la evaluación de los productos y los servicios.

Dado que cada vez son más frecuentes los servicios de conservación documental en la nube, los requisitos incluyen directrices alineadas con las buenas prácticas internacionales de gestión de documentos electrónicos en dicho entorno.

Estas son sostenibilidad y viabilidad del servicio, portabilidad de los expedientes y sus metadatos, y limitación a documentos de conservación no permanente ya que el estado de la ciencia no permite todavía asegurar de manera definitiva la conservación de documentos electrónicos a largo plazo.