Todos tenemos que escribir correos electrónicos casi todos los días: en el trabajo, si estamos estudiando, para pedir información o hacer un pago, o para cuestiones personales. Para conseguir una comunicación eficaz y clara, y no quedar como un maleducado con quienes reciben tus mensajes, sigue estas reglas.

SÉ CLARO CON EL ASUNTO

Hay que repetirlo una y otra vez: pon un asunto en tu correo. Un correo sin asunto obliga al destinatario a abrirlo y leerlo. Intenta resumir en unas pocas palabras de qué va tu correo, qué ofreces o qué pides. Evita títulos vagos como “Hola” o “Información”. Un buen asunto es específico y permite al receptor entender rápidamente de qué trata el mensaje. Ejemplo: “Petición de presupuesto cinco ventanas casa de campo en Liédena” o ‘Información sobre arreglo de fresadora en taller Jiménez de Murchante’. Ten en cuenta, además, que las respuestas te van a llegar con ese mismo asunto. Si es necesario, puedes añadir un número de albarán o de referencia.

NO USES MAYÚSCULAS

No pongas el asunto en mayúsculas. Primero, parecerá que estás gritando. Pero, además, las mayúsculas ocupan mucho más espacio y puede que el destinatario no pueda leer de un vistazo el asunto completo.

NO PONGAS UNA PRIORIDAD ALTA O DIGAS QUE ES URGENTE

Casi nadie se da cuenta de cuál es la prioridad de un correo electrónico. En el peor de los casos, puede decir: será urgente para él, no para mi.

VE AL GRANO

Sobre todo si estás escribiendo en un entorno profesional, se breve en el saludo y con las fórmulas de cortesía. Antes, las cartas comerciales comenzaban con una expresión como “espero que se encuentre bien al recibo de la presente”, pero hoy es innecesario. Es algo que depende mucho de la relación personal que puedas tener con tu interlocutor.

Hay que evitar dar rodeos, aunque también resulta incómodo si un correo es demasiado imperativo.

SÉ CLARO

Si es posible, escribe una idea en cada línea, sobre todo si estás pidiendo que tu interlocutor haga varias cosas o le estás reclamando información diferente.

• Por favor, confirma si ya se envió el informe al cliente.
• Necesito que actualices los datos en el sistema antes del jueves.
• ¿Podrías también revisar los gráficos de la presentación?
• Revisa el calendario para confirmar tu disponibilidad el lunes.

ESCRIBE BIEN

Errores gramaticales, faltas de ortografía o el uso excesivo de abreviaturas (como “k” en lugar de “que”) restan profesionalismo y pueden dificultar la comprensión. Si tienes dudas, pide a una IA como ChatGPT, Copilot o Gemini, que te corrija el texto. Incluso puedes pedirle que escriba tus idase en un tono más formal.

REVISA ANTES DE ENVIAR

Corrige el texto y el tono, revista que esté claro lo que quieres decir y, sobre todo, que se lo estás enviando al destinatario correcto. Un error muy común es intentar mandar un correo a un compañero con una nota del estilo de “hazle caso al pesado este” después de haberle dado a responder en vez de a *reenviar.