Los especialistas consultados creen que hay cierta confusión sobre la entrada en vigor de estos sistemas y también de la factura electrónica y ven necesario concienciar desde ya a las empresas de manera clara y precisa. Bajo estas líneas, responsables de asesorías y empresas de software responden algunas de las cuestiones que más dudas están generando.

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El cambio, ¿a quién le afecta?

A la espera de que la Hacienda Navarra ofrezca los detalles técnicos del nuevo sistema, los asesores consultados coinciden en que afectará a cualquier persona física o jurídica que realice una actividad económica, como el comercio minorista, la hostelería, la reparación de bienes o los servicios personales. “Tendrán que actualizar o sustituir sus sistemas de facturación para utilizar los softwares homologados por la Hacienda Navarra y estos softwares deberán generar facturas con un código identificativo y, previsiblemente, un QR, enviando automáticamente cada registro a la Administración”, explica Luis Larriu, gerente de Naveganet, que ofrece mantenimiento informático a empresas. Sólo cuando desde la Hacienda Navarra se definan los softwares de facturación autorizados las asesorías podrán empezar a ofrecerlos a las empresas. Las soluciones informáticas que se adopten tendrán que cumplir con los requisitos que se determinen. “Lo habitual es que esta parte técnica recaiga en el fabricante de software, siendo responsabilidad de cada empresa y profesional utilizar un software que cumpla con la norma”, apunta desde Artáiz Asesoría Tecnológica, Fernando García Iglesias, quien recuerda que tanto en Verifactu, el sistema promovido por la Agencia Tributaria, como en el TicketBAI que funciona en el País Vasco existen algunas excepciones que eximen de esta obligación, por ejemplo, a quienes tributan por módulos o facturan de forma manual, sin usar un sistema informático de facturación (SIF).

El coste. De 50 euros a superar los 1.000 euros

El coste de la adaptación al nuevo sistema dependerá de la infraestructura de la que disponga en la actualidad cada profesional, negocio o empresa ya que para cumplir con las nuevas obligaciones de comunicación con la Hacienda Navarra será necesario contar con un hardware y un software que lo permita. “Quien ahora tenga un comercio con una caja registradora, tendrá que adquirir un ordenador (ya sea en su configuración tradicional o como TPV - Terminal Punto de Venta) y quien ya tenga un ordenador pero haga las facturas con programas tipo Excel, deberá utilizar un software de facturación capaz de conectarse con NaTicket. Además, quienes dispongan de un software de facturación propio o uno que no sea posible actualizar (por ejemplo, porque el fabricante del software haya desaparecido), tendrán que buscar también un software de facturación que cumpla con la normativa”, avanza García Iglesias. El gerente de Naveganet, distribuidor en Navarra del Terminal Punto de Venta Hiopos, asegura que para un negocio que ya tenga implementado su software, el coste de adaptarlo a NaTicket será de apenas unos euros (unos 50€) pero advierte que implantar de cero un sistema de cobro con pantallas táctiles por ejemplo en un comercio o en un restaurante puede llegar a costar en torno a 1.000 euros. En todo caso, habrá que ver si en el momento en el que las empresas deban realizar estos cambios existen ayudas públicas que permitan suavizar el gasto a realizar, ya sea ayudas específicas como ocurrió en el País Vasco o generales por inversión tecnológica o digitalización de empresas.

La implantación Plazos amplios y por fases

Aunque se desconocen las fechas en que será obligatorio, la experiencia de Verifactu y TicketBAI hace prever que el plazo para adaptar los sistemas informáticos será amplio. “En el caso de Verifactu, este calendario se basa en la forma jurídica (antes para empresas que para profesionales) y no afecta el volumen de facturación. En el caso de la factura electrónica obligatoria definida en la Ley Crea y Crece, los plazos los marca el volumen de facturación: antes para aquellas empresas y profesionales que facturen más de ocho millones de euros”, explica el responsable de Artáiz Asesoría Tecnología. Asegura que lo previsible es que se ponga en marcha un fase voluntaria de adopción para que las empresas pueden comenzar a usar estos sistemas y seguir así un proceso de implantación mejor planificado y sin agobios. “Verifactu se encuentra actualmente en esta fase, en la que no es obligatorio pero aquellas empresas obligadas a futuro que lo deseen, ya pueden utilizarlo en sus comunicaciones con la Agencia Tributaria”.

El impulso digital, entre las ventajas

Las asesorías consultadas coinciden en que el nuevo sistema traerá ventajas para las empresas. “Es de esperar que la puesta en marcha de estas regulaciones eximan a las empresas de su responsabilidad en la conversación de registros, reduzca el número de requerimientos para presentación de registros de facturas expedidas, ofrezca mayor transparencia a los clientes (que pueden comprobar la validez de una factura mediante el código QR que incorporan las facturas y tickets) y proporcione a las empresas servicios electrónicos más ágiles para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y contables”, señalan en Artáiz. Otros beneficios, asociados a la futura facturación electrónica, son el ahorro en costes laborales y de gestión de las facturas, la mayor agilidad en el ciclo de tramitación y cobro, la automatización en la revisión y aprobación de facturas recibidas, la reducción de errores humanos, flujos de trabajo más eficientes, ahorro de espacio de almacenamiento (frente a la factura en papel), un menor riesgo a la hora de recibir facturas falsas, la simplificación del comercio internacional y la integración con otras aplicaciones internas de la empresa.

Diferencias con la factura electrónica

La factura electrónica la ha promovido el Ministerio de Economía a través de la Ley conocida como Crea y Crece y será de aplicación en España siempre que se emita factura a profesionales y empresas. Así, mientras que los sistemas de reporting fiscal (Verifactu, TicketBAI o NaTicket) afectan a la emisión de facturas, Crea y Crece regula tanto el envío como la recepción de facturas y también incluye otras obligaciones como notificar el pago/cobro de una factura. Las autoridades tributarias cruzarán todos estos datos para publicar información sobre aquellas empresas que no cumplan sus obligaciones en plazo a través del Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. Con todo desde Pirámide Asesores recuerdan que “los plazos para obligar a emitir facturas electrónicas están paralizados a la espera de que se apruebe el reglamento que desarrolla dicha Ley, parado en las Cortes españolas”. Es decir, que a día de hoy no se conocen ni los plazos de aplicación de esta norma ni los obligados tributarios a los que afectará.

¿Y entre NaTicket, Verifactu y TicketBAI?

Si, como está previsto, NaTicket termina siendo similar al TicketBAI, obligará a homologar el software de facturación por parte de Hacienda. En el sistema Verifactu, el software no debe pasar un proceso de homologación y es suficiente con una declaración responsable del fabricante del programa indicando que está adaptado a Verifactu. Otra de las grandes diferencias, según las asesorías consultadas, es que los sistemas TicketBAI siempre trabajan online contra los servidores de Hacienda, comunicando cada venta en el momento en que se produce. “Verifactu permite trabajar en modo conectado, comunicando la venta, o en modo no conectado, cumpliendo una serie de requisitos técnicos más estrictos, aunque la Agencia Tributaria recomienda trabajar en modo conectado, presuponiendo una menor disposición de colaboración con la autoridad tributaria en aquellas empresas que opten por sistemas no conectados en tiempo real”, señalan desde Artáiz Asesoría Tecnológica.