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Cómo pueden ayudarte las herramientas que usan las empresas más innovadoras

DIRECTOR DE ARTÁIZ ASESORÍA TECNOLÓGICA

Fernando García Iglesias, director de Artáiz Asesoría Tecnológica.

Cómo pueden ayudarte las herramientas que usan las empresas más innovadoras

Fernando García Iglesias, director de Artáiz Asesoría Tecnológica.

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Actualizada 21/05/2015 a las 22:21
  • FERNANDO GARCÍA IGLESIAS
Ahora, que parece que las empresas van notando más alegría en su actividad y que los indicadores económicos comienzan a confirmar la recuperación, es el momento idóneo para que las empresas revisen algunas de las herramientas informáticas que utilizan en su día a día, porque es muy posible que existan alternativas más baratas y que proporcionan mejores prestaciones.

Durante los años de la crisis, muchas compañías han descartado cualquier inversión, tratando de aguantar el chaparrón. Superada la crisis, las empresas tienen la oportunidad de apostar por herramientas como las que están utilizando las organizaciones más punteras para ser más eficientes, ahorrar y dar un mejor servicio a sus clientes.

Desconocer los beneficios que estas herramientas aportan puede suponer una pérdida de competitividad, puesto que si la competencia las utiliza estará gozando de una importante ventaja en su actividad diaria.

Las empresas más jóvenes -y muchos autónomos de nueva creación- son usuarios de estas herramientas, lo que les permite competir en el mercado ofreciendo un mejor servicio con unos costes menores. Sin embargo, muchas empresas realizan parte de su actividad con soluciones que son poco eficientes, que tienen un alto coste y que no aprovechan las prestaciones que la tecnología ha puesto a disposición del mercado.

Otro factor que a menudo se desprecia es la seguridad. Se tiene una poco razonable confianza en que la información y las infraestructuras siempre van a estar disponibles, pero no se han puesto los medios para que sea así. El resultado es que cuando se produce un incidente (averías, pérdida de datos, interrupción de las comunicaciones...) el coste es muy alto para la empresa, cuesta muchas horas recuperar el normal funcionamiento y la imagen ante el cliente puede quedar dañada.

¿Cuáles son algunas de estas herramientas?
 
  • Muchas empresas siguen utilizando el teléfono como hace décadas, ignorando las ventajas de la Voz sobre IP (VoIP) no sólo por ahorro sino por la mejora de la atención al cliente, integración con el software de gestión, uso desde smartphones, grabación de llamadas, enrutado según múltiples reglas y muchas otras posibilidades.
  • Con un pequeño coste adicional sobre la VoIP, las soluciones de videoconferencia por software permiten aprovechar el equipamiento informático para hacer videoconferencias entre múltiples usuarios, presentar productos o realizar sesiones de formación, sin obligar a caros y costosos desplazamientos.
  • Hay muchas empresas que se sienten atrapadas en ERPs que no les dan la información que necesitan para tomar decisiones, que no evolucionan con las nuevas tecnologías (movilidad, trabajo en remoto, análisis de datos mediante herramientas de Business Intelligence) y que, además, tienen unos costes muy altos de mantenimiento y de desarrollo de nuevas funciones. Un ERP debe ser capaz de evolucionar al ritmo de la empresa, con unos costes razonables e integrando todas las áreas del negocio en una herramienta integral.
  • Albaranes electrónicos: hoy se continúan generando miles de papeles todos los meses, que conllevan un importante coste de proceso: impresión, firma, archivo temporal, gestión de facturación, archivo definitivo y, pasado un tiempo, destrucción. La evolución de la tecnología y la legalidad permiten, en muchas ocasiones, sustituir el papel por su equivalente electrónico.
  • Con la obligación, impuesta recientemente, de utilizar factura electrónica con la Administración, un elevado número de empresas se han subido al carro de la facturación electrónica. Pero las ventajas van mucho más allá, proporcionan importantes ahorros y eficiencia en los procesos administrativos.
  • El mantenimiento del parque informático supone un importante desembolso para las empresas. Cuando un equipo falla, aparte del gasto de su reparación, conlleva un coste por el tiempo de parada. La virtualización de escritorios simplifica la gestión de los equipos y reduce los tiempos de parada en caso de avería, ya que sustituir un equipo se reduce a segundos.
  • Conexiones a Internet profesionales: cada vez tiene mayor peso en las organizaciones el uso del correo electrónico con proveedores y clientes, la conexión entre delegaciones o el trabajo en remoto. Sin embargo, la mayoría de PYMEs continúan utilizando conexiones a Internet domésticas, sin garantía de velocidad contratada y cuyo rendimiento depende en gran medida del comportamiento de usuarios externos. Pero existen soluciones de coste asequible que proporcionan la calidad adecuada para un uso profesional de Internet.
Todas las empresas deben conocer las ventajas que les pueden aportar estas herramientas, para poder decidir si las integran en sus procesos. La pregunta no es si a una empresa le interesan; la cuestión es si una empresa moderna puede permitirse el lujo de no conocerlas.

La buena noticia es que, además, la mayoría de estas herramientas tienen un coste asequible para las empresas y unos plazos de implantación muy cortos (de días cuando no de horas) con lo que a menudo el retorno de la inversión es muy corto y los efectos son apreciados tanto por empleados como por clientes de forma inmediata.

Si te animas a conocerlas, te esperamos en el Club de Marketing de Navarra el próximo 28 de mayo en la charla "Informática eficiente: herramientas para trabajar mejor, ahorrar y dar un mejor servicio”.



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