Diario de Navarra | Facebook Se abrirá en otra página Diario de Navarra | Twitter Se abrirá en otra página HIBERUS | Google Plus Hemeroteca Edición impresa DN+ Tablet
Mi Club DN ¿Qué es? Suscríbete
El Tiempo: Cargando...

La Hemeroteca
atecna

La gestión documental, una herramienta de competitividad para las empresas

Atecna está especializada en la implantación de sistemas avanzados de gestión documental y ofrece un servicio integral que va desde la recogida, organización y custodia de archivos físicos hasta su digitalización y transformación

0
Actualizada 16/03/2016 a las 00:24
  • Edurne Suberviola. Pamplona
¿Qué tienen en común Ultracongelados Virto, la Clínica Universidad de Navarra, Indusal, Truck&Wheel o Caja Rural? Todas ellas son empresas que han decidido apostar por la gestión documental como una herramienta que les permite ser más eficientes y productivas en su día a día, dedicarse a tareas que realmente aportan valor al negocio y sistematizar aquellas que no. Y para ello han confiado en Atecna.

 

Gorka lacunza

  • Puesto
    Gerente de Atecna
  • Fecha de nacimiento
    22/04/1970
  • Formación
    Diplomado en Empresariales
  • Trayectoria profesional
    Socio fundador y gerente de Atecna.
  •     
Esta empresa navarra, fundada en 1997, está especializada en la implantación de sistemas avanzados de gestión documental y ofrece un servicio integral a sus clientes que va desde la recogida, organización y custodia de archivos físicos hasta su digitalización y transformación en imágenes y metadatos, llegando, incluso, a su integración en los sistemas de gestión empresarial (ERP).

“El centro de nuestro proyecto empresarial es el documento y en torno a él lo hacemos absolutamente todo, desde que nace hasta que se destruye: podemos digitalizarlo, gestionarlo, extraer datos, organizarlo, custodiarlo… Ofrecemos un servicio integral de gestión documental”, explica Gorka Lacunza, gerente de Atecna y uno de los socios fundadores junto a Fernando Iribarren y César Ilzarbe, quien ya no está en la empresa.

“Nuestros servicios de gestión documental permiten aumentar la eficiencia de las personas, lo que aumenta la productividad de la empresa ya que el tiempo que antes se dedicaba a hacer lo que ahora es un proceso sistematizado se puede aprovechar para otras labores que aportan más valor al negocio”, argumenta Lacunza. Y como ejemplo de ello cita el proyecto que está realizando Atecna para Caja Rural de Navarra, en el que han logrado una mejora del 60% en la velocidad de digitalización y una importante disminución de errores gracias a la eliminación del picado manual de datos y a la aplicación de automatismos y diferentes procedimientos.

Además, gracias a la adquisición de la empresa de seguridad digital KSI en 2014 y a la incorporación de Pedro Latasa, Atecna realizó una decisiva apuesta por la integración del mundo de la gestión documental con el mundo del ERP. “Ahora somos capaces de unir ambos mundos y hacer que funcionen de una manera coordinada y efectiva. Hasta ahora las empresas tenían, por ejemplo, la gestión documental por un lado y su contabilidad por otro, y hemos conseguido que puedan vincularse, con conectores ya desarrollados o realizando desarrollos a medida. De esta forma, podemos integrar los datos de los documentos en los sistemas de negocio de las empresas”, añade el gerente. Esto permite que, simplemente dándole a un botón, se puedan ver desde un ERP las facturas, los contratos de un cliente, un presupuesto enviado por correo electrónico… con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.


¿Cuáles son las principales empresas con las que trabajan?

Ultracongelados Virto, Indusal, Truck&Wheel, Caja Rural de Navarra, Clínica Universidad de Navarra, Mapfre, Mutua Navarra, Gas Natural Navarra y La Rioja.... entre otros muchos. Tenemos más de 250 clientes, algunos recurrentes y otros más periódicos cada varios años. Son muy variados ya que hay desde despachos de una persona que nos contrata para la destrucción de documentos hasta el Grupo Cie, que es una multinacional del sector del automóvil que está en Guipúzcoa y tiene diferentes plantas en toda Europa, a la que hemos implantados sistemas de gestión documental en dos departamentos.

Trabajamos con empresas y entidades de Navarra, La Rioja, País Vasco, Madrid, Cataluña, Andalucía... y ahora estamos en conversaciones con unos asesores de Tenerife. Recientemente hemos firmado con una consultoría madrileña de más de 70 personas y que tiene seis centros entre Madrid y Toledo. Han venido a Pamplona a contratar nuestros servicios porque nos conocían por referencias de Pyramide Asesores. Esto demuestra que se puede trabajar desde aquí con eficiencia, calidad y seriedad implantando nuestra gestión documental.

¿Han dado algún paso hacia la internacionalización de la empresa?

Con la adquisición de KSI hemos incorporado a un colaborador en Colombia. Hay varios proyectos que han surgido allí y tenemos clientes interesantes estratégicamente. En Perú estuvimos el año pasado y estamos estudiando cómo avanzar en la colaboración con una empresa de Lima dedicada a la gestión documental. Pero España es muy grande y en Navarra hay muchísimas empresas así que tenemos un gran mercado a nuestro alcance. No decimos que no a nada, pero no buscamos la expansión de manera proactiva sino reactiva. Si nos llaman de Madrid, nosotros vamos, les contamos cómo trabajamos y, si les convence, lo hacemos. Tenemos que tener un poco de cuidado y medir los recursos que hay que dedicar a cada proyecto, para que no se dispare el coste y, sobre todo, el coste de oportunidad.

¿Qué facturación han tenido en 2015 y qué perspectivas tienen para este año?

Hemos facturado algo más de 1,3 millones de euros. En los últimos tres años hemos crecido un 26 % de media de facturación. Desde que creamos la empresa en 1997 todos los años, excepto 2009, hemos ido creciendo, especialmente durante la crisis, pero como en 2016 vamos a hacer mucho hincapié en la eficiencia, no nos va a importar facturar lo mismo que el año pasado aunque sí queremos que nuestra rentabilidad sea mayor. En 2015 hemos realizado inversiones en personal y en la formación de los empleados para ser más productivos por lo que este año lo vamos a notar en la eficiencia, que es nuestro objetivo. En 2014 tuvimos una rentabilidad del 16 % y este año rondaremos el 10 %. Pero la idea es que en 2016 volvamos a alcanzar el 16 %, sobre todo porque somos una sociedad anónima laboral y el 75% de los beneficios los reinviertimos en la empresa.

¿Cuántos trabajadores tienen en plantilla?

Somos 30 personas, de las que ocho son socios trabajadores aunque pronto vamos a pasar a ser diez. En los últimos cinco años, hemos triplicado la plantilla. Este año vamos a mantener el número de empleados y nos vamos a centrar en buscar la eficiencia a través de la formación. 2015 ha sido un año de generar estructura, contratar gente, generar y dar forma a nuevos espacios de trabajo como el almacén del polígono industrial Talluntxe… y, como hemos crecido en torno a proyectos que van a ser duraderos, ahora en 2016 vamos a impulsar la eficiencia.



 



¿A qué se destina esa segunda nave?

Es un depósito de custodia de 1.200 metros cuadrados que hemos alquilado. Nuestra nave del polígono Comarca II está dedicada a custodia, digitalización y a la gestión de la empresa, mientras que en Talluntxe realizamos digitalización y custodia. Allí tenemos todos los documentos paletizados porque se consulta menos y apenas se toca. En cambio, aquí está todo archivado en estanterías de picking y es más fácil acceder a los documentos. En ambas naves se siguen los mismos criterios de orden, limpieza, cada caja está localizada… Nuestras instalaciones dan muy buena sensación y suponen un reflejo de cómo es nuestra forma de trabajar, de que aquí todo está controlado, hay orden, limpieza, armonía... La imagen es algo que nos ha preocupado siempre mucho y la gente que viene a conocernos descubre que la imagen que proyectamos a través de la web y de las campañas de publicidad concuerda y es coherente con lo que somos.

¿Cómo convencería a una pyme para que implantara un sistema de gestión documental y que no lo considere como algo exclusivo de las empresas grandes?

La gestión documental existe desde que hay empresas que trabajan con papeles. Lo único que hacemos nosotros es implantar sistemas que garantizan la eficiencia. En la era de las comunicaciones y de los dispositivos móviles con acceso a potentes redes de internet, que permiten hacer absolutamente de todo, una empresa no puede seguir gestionando toda su documentación en papel. El papel no es corporativo, si quieres compartirlo tienes que hacer fotocopias, de esta forma vas duplicando o triplicando documentos que ocupan cada vez más espacio, es poco seguro porque es muy deteriorable… No podemos estar conectados a internet y a redes sociales todo el día y no aplicar esos avances también en nuestro trabajo.

Hace 10 años era impensable pensar que tú en el móvil ibas a poder ver un contrato y firmarlo, pero ahora lo estamos haciendo ya con total naturalidad gracias a nuestra solución de gestión documental. Está pensado para manejarlo con los dedos y nos permite buscar, acceder y manipular de forma muy sencilla toda la información que necesitamos al alcance de la mano. Incluso se puede sellar una factura como aprobada, rechazada, pagada… porque el sello puede llevar oculto un certificado digital, que es algo en lo que también somos expertos.

¿Cómo se puede firmar un documento de manera segura a través de un dispositivo digital?

Mediante una tecnología propia somos capaces de capturar los datos biométricos de una firma manuscrita, realizada en un dispositivo digital. Para ello utilizamos tabletas Wacon, que nos permiten capturar la presión, la dirección del trazo y la velocidad de la firma. Nuestra aplicación recoge esos datos biométricos, los cifra y los incrusta en el documento, que queda firmado certificadamente. Nuestro proceso tiene validez legal, con la tranquilidad que eso supone para nuestros clientes. 

Esta solución la hemos implantado en la Clínica Universidad de Navarra en el servicio de Admisión de pacientes. Allí disponen de varias tabletas en las que te dan a leer las cláusulas de consentimiento de tratamiento de datos y, si estás de acuerdo, firmas en la misma pantalla. Este año vamos a desarrollar el proyecto y extenderlo a los consentimientos informados, lo que permitirá al centro evitar imprimir los documentos para que los lea el paciente y los firme, y luego archivarlos. Es un proyecto muy tecnológico y avanzado que hemos hecho para los servicios jurídicos de la Clínica Universidad de Navarra y que demuestra que han valorado nuestra calidad y servicio. Han confiado en nosotros para implantarlo y están encantados.

Gracias al aumento de la eficiencia ¿puede ayudar la gestión documental a mejorar la competitividad de las empresas?

Sí y es un argumento que sirve tanto para las grandes empresas como para las pymes porque implantar la gestión documental les va a aportar un valor añadido que les ayudará a diferenciarse de su competencia y ampliar su calidad en el servicio. Además, mejora la experiencia de usuario y la gente es más feliz. Al principio, el trabajador siente un poco de miedo porque el cambio no gusta a todo el mundo, pero luego, cuando se implantan estos sistemas, la gente trabaja más cómoda y se nota que está más contenta. Ahora, si pierdes un papel, te tienes que pegar media mañana buscándolo, con el estrés que provoca la incertidumbre de si va a aparecer o no. Estas situaciones desaparecen con nuestro proyecto, porque tienes cualquier documento al alcance de un clic, lo mismo facturas, que contratos, órdenes de trabajo, correos electrónicos… Sin tener que ir a un armario, a buscar un archivador a encontrar un papel, lo tienes disponible en el móvil, en el portátil o en el ordenador.

¿Qué nuevos proyectos van a acometer este año?

Vamos a desarrollar el proyecto de la Clínica Universidad de Navarra, a continuar con el de Caja Rural y a ver si podemos empezar a trabajar con alguna entidad más y, sobre todo, vamos a centrarnos en mejorar la eficiencia de la plantilla. Y, aunque no para este año, empezaremos a pensar en unas nuevas instalaciones porque nuestros dos depósitos ya casi están llenos y tenemos que unificarlos en un gran centro de gestión documental.

 

atecna 

  • Actividad: Gestión documental
  • Sector: Servicios
  • Año de Fundación: 1997
  • Dirección: Pol. Comarca 2, C/E 10 (31191) Esquíroz de Galar (Navarra)
  • Web: www.atecna.com/
  • Empleados: 30 empleados 



Comenta el contenido
Tu opinión nos interesa Tu opinión nos interesa

Rellena el siguiente formulario para comentar este contenido.






(*) Campo obligatorio

Te recomendamos que antes de comentar, leas las normas de participación de Diario de Navarra

Lo más...
volver arriba
© DIARIO DE NAVARRA. Queda prohibida toda reproducción sin permiso escrito de la empresa a los efectos del artículo 32.1, párrafo segundo, de la Ley de Propiedad Intelectual